～外国人宿泊者への対応と個人情報管理で迷わないために～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。前回は、「旅館業許可取得後も続く消防・保健所対応の実務」について考えました。旅館業許可を取得した後も、消防設備の点検や衛生管理、客室・定員・設備を変更する際の相談や届出は続きます。そして、日々の営業の中で欠かせないものの一つが、宿泊者名簿です。宿泊者名簿は、宿泊者の氏名を書いてもらうだけの書類ではありません。必要な事項を正確に記載する。宿泊者本人であることを確認する。外国人宿泊者について必要な対応を行う。個人情報として適切に保存する。警察などから照会を受けた場合に対応する。という、フロント業務と法令対応の両方に関係します。今回は、👉旅館・ホテルの現場で見落としやすい、宿泊者名簿と本人確認の実務について考えます。 宿泊者名簿はすべての宿泊者について作成します 旅館業を営む営業者は、宿泊者名簿を備えなければなりません。現在、旅館業法上の基本的な記載事項は、・氏名・住所・連絡先です。2023年12月13日の旅館業法改正により、従来の「職業」が削除され、新たに「連絡先」が追加されました。さらに横浜市では、・到着日時・出発日時・年齢・国籍・旅券番号を記載できる様式とすることが定められています。ただし、国籍と旅券番号の記載が必要となるのは、原則として日本国内に住所を有しない外国人宿泊者です。大切なのは、👉予約代表者だけでなく、実際に宿泊する人を把握することです。家族やグループで宿泊する場合も、誰が宿泊しているのかを確認できる状態にしておく必要があります。 予約情報だけで済ませず、チェックイン時に確認する OTAや自社サイトから予約を受けると、氏名。住所。電話番号。メールアドレス。などが、すでに登録されていることがあります。しかし、予約された情報をそのまま宿泊者名簿に転記するだけでは、実際に宿泊する人と一致しているか分かりません。厚生労働省は、宿泊者名簿の正確な記載を確保するため、チェックイン時に本人確認を行う必要があるとしています。確認したいのは、予約者と宿泊者が同じか。同行者を含めた宿泊人数が合っているか。記載された住所や連絡先に不足がないか。という点です。👉予約情報を集めるこ……

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～採用・異動・担当者変更のたびに確認したいこと～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「小規模事業所の日本版DBS対応｜少人数でも無理なく進める方法」について考えました。小規模事業所では、大規模法人と同じ複雑な体制を作るのではなく、責任者一人。代行者一人。手順をまとめた一枚。を基本に、少人数でも続けられる仕組みを作ることが大切です。では、規程を作った。職員へ説明した。研修を実施した。認定申請を終えた。そこまで進めれば、日本版DBSへの対応は完了するのでしょうか。実際には、施設の職員や体制は変わります。新しい職員を採用する。職員が退職する。配置転換を行う。担当者が変わる。事業所を増やす。国の資料が更新される。こうした変化に合わせて、👉規程や対象者一覧、研修記録なども見直す必要があります。 今回は、👉日本版DBS対応を一度きりにせず、日常業務の中で無理なく見直す方法について考えます。 日本版DBSは「書類を作れば完了」ではありません 日本版DBSへの準備では、対象者一覧。報告・対応ルール。情報管理規程。職員説明資料。研修記録。などを整えます。しかし、これらの書類は、作成した時点の職員や組織体制をもとにしています。その後、責任者が退職した。報告先の連絡先が変わった。新しい職員が入った。別の事業所へ異動した。情報の保管方法を変えた。という場合には、書類と実際の運用にずれが生じます。👉制度対応で大切なのは、書類があることではなく、現在の施設で使える状態になっていることです。 見直す時期は「年に一度」だけではありません 規程や運用方法を、年に一度まとめて見直す方法は有効です。しかし、それだけでは不十分な場合があります。特に確認したいのは、次のような時期です。 新しい職員を採用するとき 新しく採用する職員が、こどもと接する業務の対象になるかを確認します。犯罪事実確認は、新規採用や対象業務への配置転換の際に行うことが基本とされ、一度確認を受けた従事者についても5年ごとの再確認が必要とされています。採用時には、対象者一覧への追加。本人への制度説明。研修の実施。必要書類の取得。を一つの流れとして行います。 職員が異動・退職するとき ……

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～営業開始後に見落としやすい点検・変更届・記録～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「宿泊料金はどう決める？安売りを防ぐ価格設定」について考えました。旅館やホテルを長く続けていくためには、お客様に選ばれる料金を考えるだけでなく、必要な利益を確保し、安定した運営につなげることが大切です。一方で、適切な料金を設定し、予約を受けられるようになっても、営業を続けるための管理が終わるわけではありません。旅館業許可を取得した後も、消防設備の点検。設備や客室の変更。宿泊定員の変更。衛生管理と記録。必要な届出。への対応は続きます。開業時には許可内容と合っていた施設でも、営業を続ける中で客室の使い方や設備、サービスの内容が少しずつ変わることがあります。その変化を確認しないまま営業を続けると、現在の施設や運営方法が、許可を取得した当時の内容と合わなくなる可能性があります。 今回は、👉旅館業許可を取得した後に確認したい、消防・保健所対応の実務について考えます。 許可を取得したときの状態を維持する 旅館業許可は、申請書、図面、設備、現地調査などをもとに判断されます。そのため、営業開始後に、客室の使い方を変えた。客室数や宿泊定員を変更した。浴室や洗面設備を改修した。フロントや管理体制を変更した。飲食の提供方法を変えた。という場合には、許可取得時の内容と現在の営業に違いが生じます。変更内容によっては、保健所への届出や事前相談が必要です。横浜市で旅館業を営む場合は、施設を所管する区福祉保健センター生活衛生課が主な相談窓口です。構造設備や営業内容を変えるときは、工事や運用変更を始める前に確認することが大切です。👉変更してから届け出るのではなく、変更を計画した段階で相談する。これが、手戻りを防ぐ基本です。 消防設備は設置後も点検が続きます 消火器。自動火災報知設備。誘導灯。避難器具。非常警報設備。こうした消防用設備は、設置して終わりではありません。横浜市では、建物の所有者、管理者、占有者に対し、建物の規模にかかわらず、 消防用設備等を定期的に点検し、 その結果を報告する義務があると案内しています。 機器点検は原則として6か月ごとに行います。建物の用途や規模によっては、消防設備士や消防……

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～許可だけでなく、周辺の暮らしへの配慮も開業準備の一つ～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、古民家カフェの開業にあたり、保健所や消防署へ相談したいことを整理しました。飲食店営業許可。厨房設備。消防設備。建物の用途や改修。こうした法令上の確認は、開業に欠かせません。しかし、許可を取得すれば、すべての準備が終わるわけではありません。古民家カフェを始めると、これまで住宅だった場所に、人。車。話し声。排気。ごみ。看板や照明。が加わります。開業する側には小さな変化でも、近隣に住む方には、毎日の生活に関わる問題になることがあります。今回は、👉古民家カフェを長く安心して続けるために、開業前に確認したい近隣対策について考えます。 許可と近隣対策は別の問題です 飲食店営業許可や消防上の確認は、法令上の基準を満たしているかを見るものです。一方、路上駐車。話し声。厨房のにおい。夜間の照明。ごみの保管。などは、周辺の暮らしとの関係から生じます。許可を取得していても、近隣への影響が大きければ、苦情やトラブルにつながります。👉法令上営業できることと、地域で安心して営業を続けられることは別です。この二つを、開業前から一緒に考える必要があります。 1． 車と人の流れ 古民家は、道幅の狭い住宅地。昔からの集落。駅から離れた地域。に建っていることがあります。そのため、お客様は何で来るのか。駐車場は何台必要か。満車時はどこへ案内するか。自転車をどこへ置くか。店の前に人が並ばないか。を確認します。特に避けたいのは、近隣住宅前への路上駐車。私有地への無断駐車。狭い道路での送迎や転回。店の前での長時間の待機。です。駐車場が少ない場合には、予約制。来店時間の分散。公共交通機関の案内。近隣駐車場の紹介。なども検討します。 2．営業時間と作業時間 近隣へ影響するのは、営業時間だけではありません。早朝の仕込み。食材の搬入。閉店後の清掃。椅子や食器の片付け。スタッフの出入り。も、音の原因になります。そこで、仕込みは何時からか。搬入は何時ごろか。片付けは何時までか。屋外で行う作業はあるか。を確認します。👉開店時間と閉店時間だけでなく、店の一日の動きを考えることが大切です。 3．……

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～「責任者一人・代行者一人・手順一枚」から始める～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「日本版DBS導入支援で行政書士がお手伝いできること」について考えました。日本版DBSへの対応では、規程や帳票を整えるだけでなく、施設の中で継続して運用できる仕組みが必要です。しかし、小規模事業所では、管理者が現場と事務を兼務している。法務や人事の専任担当者がいない。職員全員を集める時間を取りにくい。一人の担当者に情報や判断が集中しやすい。という事情があります。このような事業所が、大規模法人と同じ複雑な体制を作っても、日常業務の中では続かないかもしれません。小規模事業所に必要なのは、大きな仕組みを小さくまねることではありません。👉少人数でも迷わず動ける、簡潔な運用方法を作ることです。 「一人が担当すること」と「一人しか分からないこと」は違う 小規模事業所では、管理者が日本版DBSの責任者を兼ねることも考えられます。担当者が一人であること自体が、直ちに問題になるわけではありません。注意したいのは、その人しか保管場所を知らない。その人が休むと手続が止まる。その人が退職すると引継ぎができない。その人自身について問題が起きた場合、報告先がない。という状態です。つまり、一人が担当すること(専属化)と、一人しか対応できないこと(属人化)は違います。小規模事業所では、まず、・通常の責任者一人・責任者不在時の代行者一人・責任者本人に関する問題の報告先を決めます。多くの担当者を置くことよりも、👉誰に伝えれば対応が始まるのかを明確にすることが重要です。 最低限の体制は「責任者一人・代行者一人・手順一枚」 少人数で運用する場合、最初から多くの規程や管理表を作ると、確認する書類が増え、かえって動きにくくなります。そこで、まずは、責任者一人代行者一人手順をまとめた一枚という形から考えます。手順書には、例えば、・新しい職員を採用したとき・対象者を確認するとき・職員へ説明するとき・情報を取り扱うとき・問題が起きたとき・担当者が不在のときについて、誰が行うのか。どの書類を使うのか。どこへ保存するのか。誰へ報告するのか。を簡潔に記載します。分厚いマニュアルを作ることよりも、必要なときにすぐ確認できることが……

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～周辺相場だけに合わせず、宿に必要な利益を残すために～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「口コミは良いのに再訪されない宿の見落とし」について考えました。口コミ評価が高く、再訪してくれるお客様が増えても、宿泊料金そのものが適切でなければ、十分な利益は残りません。予約は入っている。客室も埋まっている。それでも、👉「忙しいのに利益が残らない」という宿があります。 今回は、👉宿泊料金は何を基準に決めればよいのかについて、旅行業37年の経験と行政書士としての視点から考えます。 周辺の宿より安ければよいのでしょうか 宿泊料金を決めるとき、周辺施設の料金を調べることは大切です。同じ地域。同じくらいの客室数。食事や設備の違い。口コミ評価。こうした比較は、料金を考える参考になります。しかし、「周辺の宿が1万円だから、うちも1万円」と決めるだけでは十分ではありません。宿ごとに、・家賃や借入金・人件費・光熱費・清掃費・食材費・設備の維持費・OTAなどの販売費用が異なるからです。周辺相場に合わせた結果、予約は入っても利益が残らないことがあります。👉相場は参考にしても、料金の根拠にはしすぎないことが大切です。 一室を販売するための費用を確認する 料金を決める前に、一室を販売すると、いくら費用がかかるのかを確認します。例えば、・客室清掃・シーツやタオルの洗濯・アメニティー・水道光熱費・食事の材料・人件費・決済や販売の手数料などです。さらに、家賃。固定資産税。保険料。システム利用料。設備の修繕や保守費。借入金の返済。といった費用は、客室が空いていても発生します。そのため、「一室を準備する費用」だけでなく、「宿を維持するための費用」も料金に反映する必要があります。 満室でも利益が残らないことがあります 安い料金を設定すれば、予約は入りやすくなるかもしれません。しかし、宿泊者が増えれば、清掃。食事。アメニティー。スタッフの勤務時間。設備の使用。も増えます。その結果、売上は増えても、利益がほとんど増えていないことがあります。注意したいのは、👉満室にすること自体が目的になることです。何室売れたかだけでなく、一室販売した結果、👉……

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～施設が本来の支援業務に専念するために～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「日本版DBS対応を専門家に依頼するメリット」について考えました。日本版DBSへの対応では、申請書を作るだけではなく、対象者の整理。規程や帳票の整備。職員への説明。個人情報の管理。研修と記録。などを、施設の実際の業務につなげる必要があります。しかし、施設の管理者や職員には、すでに日々多くの仕事があります。子どもの支援。保護者への対応。職員の配置と育成。変更届や加算届。委員会や研修。その中で、新しい制度を読み解き、必要な書類を一つずつ整えることは、大きな負担になります。 今回は、👉日本版DBS導入支援で、行政書士が施設の負担をどのように減らせるのかについて考えます。 施設が困るのは「自施設では何をすればよいのか」です 日本版DBSについては、ガイドラインやひな型など、さまざまな資料が公表されています。しかし、施設側では、どの資料を使うのか。誰を対象者として整理するのか。現在の規程を修正すればよいのか。新しい書類が必要なのか。誰が情報を管理するのか。といった判断が必要です。資料があることと、施設で運用できることは別です。行政書士は、法令や公表資料を確認したうえで、現在できていること。不足していること。施設内で決めること。を整理します。👉制度の内容を、施設が実際に動ける形へ変える。これが、行政書士による導入支援の基本です。 面倒な資料確認と書類整理を任せられます 施設の管理者が、多数の資料やひな型を一つずつ読み比べるのは大変です。行政書士は、・施設に関係する資料を選ぶ・必要な対応を抜き出す・現在の規程や帳票と照合する・不足している書類を整理する・取り組む順番を決めるといった作業を支援します。例えば、個人情報保護規程と情報管理規程。既存の報告手順と日本版DBSの報告ルール。年間研修計画と日本版DBS研修の記録。職員一覧と対象者管理表。これらの内容が食い違っていないかも確認します。規程には書いてあるが、使用する帳票がない。責任者は決まっているが、不在時の対応者がいない。記録を残すことになっているが、保管方法が決まっていない。こうした細かな抜けは、一つの書類だけを見ても気付きにくいもので……

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～「また利用したい」を次の予約につなげるために～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「OTA依存は危険？旅館・ホテルの利益率低下を防ぐ方法」について考えました。OTAは、宿と新しいお客様をつなぐ大切な販売経路です。しかし、OTAを通じて多くのお客様に泊まってもらっても、毎回新しいお客様を集め続けなければならない状態だけでは、安定した経営にはつながりません。口コミには、「接客が丁寧だった」「食事がおいしかった」「また利用したい」と書かれている。評価も悪くない。それでも、実際には再訪はされていない。今回は、👉口コミ評価は良いのに、なぜ次の予約につながらないのかについて考えます。 「満足した」と「もう一度選ぶ」は同じではありません お客様が満足して帰ったからといって、必ず再訪してくれるとは限りません。旅行からしばらくたてば、宿の名前や予約方法を忘れてしまうことがあります。ほかにも魅力的な宿は、次々と目に入ってきます。つまり、「良い宿だった」という記憶だけでは、次の予約につながらないことがあります。もう一度選んでもらうには、・宿のことを思い出すきっかけ・再び訪れる理由・迷わず予約できる方法が必要です。 口コミは「結果」であって、再訪の仕組みではありません 良い口コミが増えることは、新しいお客様に宿を知ってもらううえで大切です。しかし、口コミを書いてもらっただけで、そのお客様との関係が続くわけではありません。口コミへの返信も、「ご宿泊ありがとうございました」「またのお越しをお待ちしております」だけで終わっていないでしょうか。例えば、「秋には周辺の紅葉が見頃になります」「次回は連泊で、別の地域も巡っていただけます」「春には今回とは違う食材を使った料理をご用意します」と伝えれば、お客様に次の季節を想像してもらえます。大切なのは、単に「また来てください」と伝えることではありません。👉次に訪れる理由を具体的に示すことです。 同じ宿へ再訪する理由を用意する 一度泊まった宿へ、もう一度泊まる理由は何でしょうか。宿が気に入った。スタッフに会いたい。季節の料理をもう一度味わいたい。前回行けなかった場所を訪れたい。家族や友人にも体験してもらいたい。理由は人によって……

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～自社で行うことと、専門家に任せることを整理する～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応における職員研修について考えました。制度を理解するだけでなく、誰が対象になるのか。職員へどう説明するのか。同意をどのように取得するのか。確認した情報を誰が管理するのか。問題が起きたとき、誰へ報告するのか。こうした手順を、実際の事業所運営へ落とし込む必要があります。日本版DBSへの対応は、一つの申請書を作れば終わる手続ではありません。 今回は、👉日本版DBS対応を専門家へ依頼すると、何が変わるのかについて考えていきます。 公表されたひな型を使えば十分なのでしょうか こども家庭庁からは、事業者向けチェックリスト、研修教材、報告ルール、対応ルールなどのひな型や参考資料が公表されています。これらは、制度を理解し、準備を進めるための重要な資料です。ただし、ひな型へ事業所名を入れれば、そのまま運用できるとは限りません。例えば、誰を報告先にするのか。管理者が不在の場合はどうするのか。複数の事業所を運営している場合、 誰が全体を管理するのか。非常勤職員や外部講師を、 どのように整理するのか。取得した情報を、 どこで、誰が、どのように保管するのか。👉事業所ごとに組織体制や職員配置は異なります。こども家庭庁も、報告・対応ルールについて、事業者の組織体制や業務運営を踏まえ、報告先や対応者、手順などを検討する必要があると説明しています。 専門家へ依頼するメリットは「書類作成」だけではありません 専門家へ依頼するというと、申請書を作ってもらう。規程を作ってもらう。と考える方も多いかもしれません。しかし、大きなメリットは、👉事業所に必要な対応を整理し、書類と実際の運用をつなげられることです。日本版DBSへの対応では、・対象となる事業や従事者の整理・現在の規程や書類の確認・職員への説明・同意取得・情報管理・報告、対応ルール・職員研修・実施記録の保存などを、一つの流れとして考える必要があります。それぞれを別々に作ると、規程には書いてあるが、職員は知らない。研修は実施したが、記録が残っていない。管理表はあるが、更新する担当者が決まっていない。ということが起こります。専……

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～予約件数ではなく、宿に残る利益で販売経路を考える～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 ここ数回は、外国人スタッフの雇用や在留資格、定着、更新、永住についてお話ししてきました。宿を長く続けるためには、人材だけでなく、収益構造を整えることも大切です。予約は入っている。客室も埋まっている。現場も忙しい。それでも、「思ったほど利益が残らない」ということがあります。その原因の一つが、OTAへの依存です。今回は、OTAを使うか使わないかではなく、👉OTAと自社予約をどう使い分け、宿に利益を残すかについて考えます。 OTAは必要な販売経路です OTAとは、宿泊施設を検索・比較し、そのまま予約できるオンライン予約サイトです。OTAには、・多くの旅行者へ宿を知ってもらえる・開業直後でも予約を獲得しやすい・海外や遠方の旅行者へ販売できる・空室を販売しやすいという大きな利点があります。 なお、宿泊施設の販売方法を考えるうえでは、OTAだけでなく、旅行会社との契約や旅行業登録の仕組みを理解しておくことも大切です。旅行業登録の種類や区分については、以前の記事でも整理しています。▶ 旅行業登録の種類と区分の選び方 特に、新しく開業した宿。知名度の低い宿。外国人旅行者を受け入れたい宿。こうした施設にとって、OTAは重要な集客手段です。問題はOTAを使うことではありません。👉予約の大部分をOTAに頼り、自社で販売方法を選べなくなることです。 予約が増えても、利益が増えるとは限りませんOTA経由の予約には、手数料や販売費用がかかります。さらに、・割引プラン・会員向け価格・ポイント負担・キャンペーン参加・広告掲載などによって、宿に残る金額が少なくなることがあります。同じ1泊2万円の予約でも、自社サイト。電話。国内OTA。海外OTA。旅行会社。どこから予約が入ったかによって、最終的に宿へ残る金額は異なります。そのため、予約件数や売上だけでなく、👉販売経路ごとの手取り額を確認することが大切です。 OTA依存は予約比率だけでは判断できません OTA予約が多くても、閑散期の空室を効率よく販売できている。海外から新しいお客様を呼び込めている。OTAで知ったお客……

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