01日本版DBS(こども性暴力防止法)対応 category

～採用・異動・担当者変更のたびに確認したいこと～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「小規模事業所の日本版DBS対応｜少人数でも無理なく進める方法」について考えました。小規模事業所では、大規模法人と同じ複雑な体制を作るのではなく、責任者一人。代行者一人。手順をまとめた一枚。を基本に、少人数でも続けられる仕組みを作ることが大切です。では、規程を作った。職員へ説明した。研修を実施した。認定申請を終えた。そこまで進めれば、日本版DBSへの対応は完了するのでしょうか。実際には、施設の職員や体制は変わります。新しい職員を採用する。職員が退職する。配置転換を行う。担当者が変わる。事業所を増やす。国の資料が更新される。こうした変化に合わせて、👉規程や対象者一覧、研修記録なども見直す必要があります。 今回は、👉日本版DBS対応を一度きりにせず、日常業務の中で無理なく見直す方法について考えます。 日本版DBSは「書類を作れば完了」ではありません 日本版DBSへの準備では、対象者一覧。報告・対応ルール。情報管理規程。職員説明資料。研修記録。などを整えます。しかし、これらの書類は、作成した時点の職員や組織体制をもとにしています。その後、責任者が退職した。報告先の連絡先が変わった。新しい職員が入った。別の事業所へ異動した。情報の保管方法を変えた。という場合には、書類と実際の運用にずれが生じます。👉制度対応で大切なのは、書類があることではなく、現在の施設で使える状態になっていることです。 見直す時期は「年に一度」だけではありません 規程や運用方法を、年に一度まとめて見直す方法は有効です。しかし、それだけでは不十分な場合があります。特に確認したいのは、次のような時期です。 新しい職員を採用するとき 新しく採用する職員が、こどもと接する業務の対象になるかを確認します。犯罪事実確認は、新規採用や対象業務への配置転換の際に行うことが基本とされ、一度確認を受けた従事者についても5年ごとの再確認が必要とされています。採用時には、対象者一覧への追加。本人への制度説明。研修の実施。必要書類の取得。を一つの流れとして行います。 職員が異動・退職するとき ……

田中穂積

～「責任者一人・代行者一人・手順一枚」から始める～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「日本版DBS導入支援で行政書士がお手伝いできること」について考えました。日本版DBSへの対応では、規程や帳票を整えるだけでなく、施設の中で継続して運用できる仕組みが必要です。しかし、小規模事業所では、管理者が現場と事務を兼務している。法務や人事の専任担当者がいない。職員全員を集める時間を取りにくい。一人の担当者に情報や判断が集中しやすい。という事情があります。このような事業所が、大規模法人と同じ複雑な体制を作っても、日常業務の中では続かないかもしれません。小規模事業所に必要なのは、大きな仕組みを小さくまねることではありません。👉少人数でも迷わず動ける、簡潔な運用方法を作ることです。 「一人が担当すること」と「一人しか分からないこと」は違う 小規模事業所では、管理者が日本版DBSの責任者を兼ねることも考えられます。担当者が一人であること自体が、直ちに問題になるわけではありません。注意したいのは、その人しか保管場所を知らない。その人が休むと手続が止まる。その人が退職すると引継ぎができない。その人自身について問題が起きた場合、報告先がない。という状態です。つまり、一人が担当すること(専属化)と、一人しか対応できないこと(属人化)は違います。小規模事業所では、まず、・通常の責任者一人・責任者不在時の代行者一人・責任者本人に関する問題の報告先を決めます。多くの担当者を置くことよりも、👉誰に伝えれば対応が始まるのかを明確にすることが重要です。 最低限の体制は「責任者一人・代行者一人・手順一枚」 少人数で運用する場合、最初から多くの規程や管理表を作ると、確認する書類が増え、かえって動きにくくなります。そこで、まずは、責任者一人代行者一人手順をまとめた一枚という形から考えます。手順書には、例えば、・新しい職員を採用したとき・対象者を確認するとき・職員へ説明するとき・情報を取り扱うとき・問題が起きたとき・担当者が不在のときについて、誰が行うのか。どの書類を使うのか。どこへ保存するのか。誰へ報告するのか。を簡潔に記載します。分厚いマニュアルを作ることよりも、必要なときにすぐ確認できることが……

田中穂積

～施設が本来の支援業務に専念するために～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「日本版DBS対応を専門家に依頼するメリット」について考えました。日本版DBSへの対応では、申請書を作るだけではなく、対象者の整理。規程や帳票の整備。職員への説明。個人情報の管理。研修と記録。などを、施設の実際の業務につなげる必要があります。しかし、施設の管理者や職員には、すでに日々多くの仕事があります。子どもの支援。保護者への対応。職員の配置と育成。変更届や加算届。委員会や研修。その中で、新しい制度を読み解き、必要な書類を一つずつ整えることは、大きな負担になります。 今回は、👉日本版DBS導入支援で、行政書士が施設の負担をどのように減らせるのかについて考えます。 施設が困るのは「自施設では何をすればよいのか」です 日本版DBSについては、ガイドラインやひな型など、さまざまな資料が公表されています。しかし、施設側では、どの資料を使うのか。誰を対象者として整理するのか。現在の規程を修正すればよいのか。新しい書類が必要なのか。誰が情報を管理するのか。といった判断が必要です。資料があることと、施設で運用できることは別です。行政書士は、法令や公表資料を確認したうえで、現在できていること。不足していること。施設内で決めること。を整理します。👉制度の内容を、施設が実際に動ける形へ変える。これが、行政書士による導入支援の基本です。 面倒な資料確認と書類整理を任せられます 施設の管理者が、多数の資料やひな型を一つずつ読み比べるのは大変です。行政書士は、・施設に関係する資料を選ぶ・必要な対応を抜き出す・現在の規程や帳票と照合する・不足している書類を整理する・取り組む順番を決めるといった作業を支援します。例えば、個人情報保護規程と情報管理規程。既存の報告手順と日本版DBSの報告ルール。年間研修計画と日本版DBS研修の記録。職員一覧と対象者管理表。これらの内容が食い違っていないかも確認します。規程には書いてあるが、使用する帳票がない。責任者は決まっているが、不在時の対応者がいない。記録を残すことになっているが、保管方法が決まっていない。こうした細かな抜けは、一つの書類だけを見ても気付きにくいもので……

田中穂積

～自社で行うことと、専門家に任せることを整理する～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応における職員研修について考えました。制度を理解するだけでなく、誰が対象になるのか。職員へどう説明するのか。同意をどのように取得するのか。確認した情報を誰が管理するのか。問題が起きたとき、誰へ報告するのか。こうした手順を、実際の事業所運営へ落とし込む必要があります。日本版DBSへの対応は、一つの申請書を作れば終わる手続ではありません。 今回は、👉日本版DBS対応を専門家へ依頼すると、何が変わるのかについて考えていきます。 公表されたひな型を使えば十分なのでしょうか こども家庭庁からは、事業者向けチェックリスト、研修教材、報告ルール、対応ルールなどのひな型や参考資料が公表されています。これらは、制度を理解し、準備を進めるための重要な資料です。ただし、ひな型へ事業所名を入れれば、そのまま運用できるとは限りません。例えば、誰を報告先にするのか。管理者が不在の場合はどうするのか。複数の事業所を運営している場合、 誰が全体を管理するのか。非常勤職員や外部講師を、 どのように整理するのか。取得した情報を、 どこで、誰が、どのように保管するのか。👉事業所ごとに組織体制や職員配置は異なります。こども家庭庁も、報告・対応ルールについて、事業者の組織体制や業務運営を踏まえ、報告先や対応者、手順などを検討する必要があると説明しています。 専門家へ依頼するメリットは「書類作成」だけではありません 専門家へ依頼するというと、申請書を作ってもらう。規程を作ってもらう。と考える方も多いかもしれません。しかし、大きなメリットは、👉事業所に必要な対応を整理し、書類と実際の運用をつなげられることです。日本版DBSへの対応では、・対象となる事業や従事者の整理・現在の規程や書類の確認・職員への説明・同意取得・情報管理・報告、対応ルール・職員研修・実施記録の保存などを、一つの流れとして考える必要があります。それぞれを別々に作ると、規程には書いてあるが、職員は知らない。研修は実施したが、記録が残っていない。管理表はあるが、更新する担当者が決まっていない。ということが起こります。専……

田中穂積

～作ったルールを、現場で使える仕組みにする～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応を採用から退職まで継続するための、運用チェックリストについてお話ししました。対象者一覧表。職員説明資料。同意取得フロー。個人情報管理ルール。社内規程。運用チェックリスト。こうした書類を整えることで、事業所としての対応手順が見えるようになります。しかし、書類や規程を作っただけでは、現場で適切に運用されるとは限りません。職員が、なぜこの取組が必要なのか。自分は何をすればよいのか。気になる行為を見つけたとき、誰に報告すればよいのか。こうしたことを理解して、初めて事業所のルールが動き始めます。 今回のテーマは、「日本版DBSと職員研修」です。13.日本版DBS導入で職員説明資料を作るでは、同意取得前に行う職員説明について整理しました。今回は、一度限りの説明ではなく、日本版DBS対応を事業所全体に定着させるための継続的な職員研修について考えていきます。 職員説明と職員研修は役割が違います まず整理したいのが、「職員説明」と「職員研修」の違いです。第13話で取り上げた職員説明は、日本版DBS対応を始めるに当たり、・制度の目的・対象となる職員・必要な手続・同意を求める理由・個人情報の取扱いなどを伝えるものでした。一方、今回取り上げる職員研修は、👉実際の業務の中で、職員がどのように行動するかを確認するものです。 例えば、子どもとの距離の取り方。不適切と思われる行為を見つけたときの報告。子どもから相談を受けたときの対応。事業所の規程や報告ルート。個人情報を扱う際の注意点。このような内容を、実際の現場に合わせて確認していきます。対象事業者には、子どもと接する業務の従事者に研修を受講させることが求められており、こども家庭庁も従事者向けの標準動画や研修資料を公表しています。 全職員に同じ研修をすればよいとは限りません 日本版DBSに関する研修は、全職員へ同じ資料を配布して終わりではありません。職員の役割によって、知っておくべき内容が異なるからです。例えば、次のように分けて考えることができます。 子どもと接する職員・子どもとの適切な関わり方・不適切な行為の具体例・気になる行為を……

田中穂積

～採用から退職まで、確認漏れを防ぐ仕組みを作る～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応を一時的な作業で終わらせず、事業所のルールとして継続するための社内規程整備についてお話ししました。規程を作ることで、誰が担当するのか。どのような手順で進めるのか。職員情報をどのように管理するのか。事業所としての基本的なルールが見えるようになります。しかし、規程を作っただけで、日々の手続が自動的に進むわけではありません。採用が決まったとき。職員の業務内容が変わったとき。退職の申し出があったとき。それぞれの場面で、必要な確認が行われたかを確かめる仕組みが必要です。 今回のテーマは、「日本版DBSの運用チェックリスト」です。これまで作ってきた対象者一覧表職員説明資料同意取得フロー個人情報管理ルール社内規程を実際の運用につなげる方法について考えていきます。 チェックリストは「新しい手続」を増やすものではありません 日本版DBS対応では、すでにさまざまな書類や仕組みを準備してきました。対象者一覧表。職員説明資料。同意取得管理表。個人情報管理台帳。社内規程。ここに運用チェックリストを加えると、「また書類が増えるのか」と感じるかもしれません。しかし、運用チェックリストは、新しい手続を増やすためのものではありません。👉これまで決めた手続が、実際に行われたかを確認するためのものです。 例えば、職員への説明方法は決まっていても、説明した日が記録されていなければ、完了したかどうかが分かりません。同意取得の流れを決めていても、未提出の職員への対応期限が決まっていなければ、手続が途中で止まることがあります。規程と実際の運用の間をつなぐ。それが、運用チェックリストの役割です。 対象者一覧表とチェックリストの役割を分ける 第12話では、日本版DBSの対象となる可能性がある人を整理するための「対象者一覧表」についてお伝えしました。対象者一覧表は、👉事業所全体の状況を見るためのものです。一方、 運用チェックリスト 👉一人ひとりの手続が、どこまで進んでいるかを確認するためのものです。例えば、対象者一覧表には、・対象となるか・説明が終わっているか・……

田中穂積

～事業所のルールとして継続運用するために～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に、子ども関連事業者や障害福祉サービス事業者の運営を支援している、行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBSの個人情報管理はどう変わるのかについてお伝えしました。しかし、個人情報管理ルールを作っただけでは、事業所全体の運用は完成しません。日本版DBSへの対応を一時的な作業で終わらせず、採用や人事異動、退職などの場面でも継続して運用するためには、社内規程やチェックリストへの落とし込みが必要です。 今回は、日本版DBS対応を事業所のルールとして定着させる方法を考えます。 日本版DBS対応は「担当者の記憶」に頼らない 日本版DBS対応には、さまざまな手続が関係します。・対象者の確認・職員への説明・同意の取得・必要な確認手続・個人情報の保管・採用時の確認・配置転換時の確認・退職後の情報管理これらを担当者個人の記憶や経験だけに任せてしまうと、担当者の交代や職員の入退職によって、確認漏れが起こりやすくなります。大切なのは、「誰が担当しても、同じ手順で対応できる状態」を作ることです。そのために必要になるのが、社内規程と運用チェックリストです。 規程に盛り込みたい主な項目 日本版DBSに関する規程には、少なくとも次の内容を整理しておきます。 1．対象となる職員や業務正職員だけでなく、パート、アルバイト、派遣職員、業務委託者、ボランティアなどを含め、誰を確認対象として管理するのかを明確にします。「雇用形態」だけではなく、実際に子どもと接する業務に従事するかという視点で整理することが重要です。2．担当者と責任者誰が対象者を確認し、誰が手続を行い、誰が最終確認をするのかを決めます。小規模な事業所でも、情報を取り扱う人を必要以上に増やさないことが大切です。3．確認する時期採用時だけでなく、配置転換、業務内容の変更、一定期間経過後など、どの時点で確認するのかを整理します。4．職員への説明と同意何のために確認するのか、どのような情報を取得するのか、誰が管理するのかを説明したうえで、必要な同意取得へ進みます。説明をせずに同意書だけを渡す運用は避ける必要があります。5．情報の保管と廃棄閲覧できる人、保管場所、保存期間、持ち出しの禁止、退職後の取扱い、廃棄方法などを定……

田中穂積

～職員情報を安全に扱うための管理ルールを作る～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応における同意取得フローについてお話ししました。日本版DBS対応では、同意書をただ回収すればよいわけではありません。何に同意するのか。どのような目的で使うのか。個人情報はどう扱われるのか。同意しない場合にどう対応するのか。誰が説明し、誰が回収し、どこに保管するのか。こうした流れを整理しておくことが大切です。今回のテーマは、「個人情報管理」です。 同意取得を進めると、次に重要になるのが、回収した書類や確認結果をどのように管理するかという問題です。日本版DBS対応では、職員に関する慎重な情報を扱う可能性があります。誰が管理するのか。どこに保管するのか。誰が閲覧できるのか。どのくらい保存するのか。退職後はどう扱うのか。こうした点を曖昧にしたまま進めると、職員の不安や事業所内のトラブルにつながる可能性があります。特に、放課後等デイサービスや児童発達支援事業所など、子どもと日常的に関わる現場では、もともと利用児童や保護者に関する大切な個人情報を多く扱っています。そこに、日本版DBS対応として職員側の慎重な情報管理も加わります。 今回は、子どもと関わる事業所で気を付けたい個人情報管理の実務について、実際に「個人情報管理ルール」を作るイメージで整理していきます。 日本版DBS対応では職員情報の管理が重要になる 放課後等デイサービスや児童発達支援事業所では、日常的に多くの個人情報を扱っています。利用児童の氏名。障害特性。支援計画。保護者情報。送迎先。緊急連絡先。支援記録。相談記録。こうした情報は、すでに事業所として慎重に扱うべき情報です。 一方で、日本版DBS対応では、職員側の情報管理も重要になります。対象者一覧表。職員説明資料。同意書。同意取得管理表。確認結果に関する情報。問い合わせ記録。未提出者や保留者に関するメモ。これらは、通常の職員名簿よりも慎重に扱うべき情報です。 なぜなら、日本版DBS対応は、👉職員のプライバシーや名誉にも関わる可能性があるからです。子どもの安全を守るための制度であると同時に、職員の情報を適切に守る仕組みも必要になります。ここを丁寧に整えることが……

田中穂積

～同意書を渡す前に整理したい説明・個人情報・保留対応～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS導入で職員説明資料を作ることについてお話ししました。日本版DBS対応では、いきなり同意書を渡すのではなく、まず職員に制度の目的や事業所としての方針を説明することが大切です。なぜこの制度が必要なのか。子どもの安全を守るために何を確認するのか。個人情報はどのように扱われるのか。事業所としてどのような方針で対応するのか。こうした点を職員に分かりやすく伝えることで、不安や誤解を減らすことができます。 今回のテーマは、「同意取得」です。日本版DBS対応では、職員説明資料を作った後、次に大切になるのが同意取得の進め方です。同意書は、ただ署名をもらえばよいものではありません。何に同意するのか。どのような目的で使うのか。個人情報はどう扱われるのか。同意しない場合にどう対応するのか。いつ、誰が、どのように説明して、どの書類を保管するのか。こうした流れを整理しておく必要があります。特に、放課後等デイサービスや児童発達支援事業所など、子どもと日常的に関わる障害児支援の現場では、職員体制も多様です。正社員。パート職員。送迎担当者。児童発達支援管理責任者。外部プログラムの講師。法人本部の担当者。複数事業所を兼務する職員。こうした関係者がいる中で、誰に、いつ、どのように説明し、同意を取得するのか。ここを曖昧にしてしまうと、現場で混乱が起こります。 今回は、日本版DBS対応における同意取得の流れと、事業所で気を付けたい実務ポイントについて、実際に👉「同意取得フロー」を作るイメージで整理していきます。 同意取得は「書類をもらう作業」ではない 同意取得というと、どうしても「同意書に署名してもらうこと」をイメージしがちです。しかし実務では、同意書を回収することだけが目的ではありません。同意取得で大切なのは、職員が内容を理解したうえで、必要な手続きに協力できる状態を作ることです。何のための同意なのか。何を確認するための同意なのか。どの情報が扱われるのか。誰が管理するのか。不明点がある場合は誰に相談できるのか。ここが分からないまま署名を求めると、職員は不安を感じます。特に、日本版DBSでは慎重な情報が関……

田中穂積

～いきなり同意書を渡す前に、職員へ伝えるべきこと～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。前回は、日本版DBS導入で対象者一覧表を作ることについてお話ししました。日本版DBS対応では、まず誰が子どもと関わっているのかを整理することが大切です。正社員。パート。アルバイト。外部講師。委託スタッフ。ボランティア。雇用形態だけで判断するのではなく、👉「子どもとどのように関わっているか」という視点で整理することが必要です。 今回は、その次の実務として、「職員説明資料を作る」ことについて考えてみたいと思います。日本版DBS対応では、職員への説明を後回しにしてしまうと、現場に不安や誤解が広がる可能性があります。いきなり同意書を渡す。制度名だけを伝える。「法律で決まったのでお願いします」とだけ説明する。これでは、職員は戸惑ってしまうかもしれません。なぜこの制度が必要なのか。何を確認する制度なのか。自分は対象になるのか。個人情報はどのように扱われるのか。同意しない場合はどうなるのか。事業所としてどのような方針で対応するのか。こうした点を、職員に分かりやすく説明する資料を準備しておくことが大切です。 特に、放課後等デイサービスや児童発達支援事業所など、子どもと日常的に関わる障害児支援の現場では、職員への説明は単なる事務手続きではありません。子どもの安全を守るための体制づくりであり、職員が安心して働くための説明でもあります。 今回は、実際に事業所で使える「職員説明資料」を作るイメージで、実務の視点から整理していきます。 なぜ職員説明資料が必要なのか 日本版DBS対応では、制度そのものに注目が集まりがちです。しかし実務では、制度をどう現場に伝えるかがとても重要です。特に職員にとっては、「自分の過去を調べられるのですか」「個人情報は誰が見るのですか」「同意しないと働けなくなるのですか」「何か疑われているのでしょうか」といった不安が出る可能性があります。この不安を放置したまま進めると、👉制度対応が職員との信頼関係を損なう原因になってしまいます。 日本版DBSは、職員を疑うための制度ではありません。子どもを守るために、👉事業者として必要な安全管理体制を整えるための制度で……

田中穂積