20.日本版DBS導入支援で行政書士がお手伝いできること

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～施設が本来の支援業務に専念するために～
こんにちは。
横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。

前回は、
「日本版DBS対応を専門家に依頼するメリット」
について考えました。
日本版DBSへの対応では、
申請書を作るだけではなく、
対象者の整理。
規程や帳票の整備。
職員への説明。
個人情報の管理。
研修と記録。
などを、施設の実際の業務につなげる必要があります。
しかし、施設の管理者や職員には、
すでに日々多くの仕事があります。
子どもの支援。
保護者への対応。
職員の配置と育成。
変更届や加算届。
委員会や研修。
その中で、新しい制度を読み解き、
必要な書類を一つずつ整えることは、
大きな負担になります。

今回は、
👉日本版DBS導入支援で、行政書士が施設の負担をどのように減らせるのか
について考えます。

施設が困るのは「自施設では何をすればよいのか」です

日本版DBSについては、
ガイドラインやひな型など、さまざまな資料が公表されています。
しかし、施設側では、
どの資料を使うのか。
誰を対象者として整理するのか。
現在の規程を修正すればよいのか。
新しい書類が必要なのか。
誰が情報を管理するのか。
といった判断が必要です。
資料があることと、
施設で運用できることは別です。
行政書士は、
法令や公表資料を確認したうえで、
現在できていること。
不足していること。
施設内で決めること。
を整理します。
👉制度の内容を、施設が実際に動ける形へ変える。
これが、行政書士による導入支援の基本です。

面倒な資料確認と書類整理を任せられます

施設の管理者が、
多数の資料やひな型を一つずつ読み比べるのは大変です。
行政書士は、
・施設に関係する資料を選ぶ
・必要な対応を抜き出す
・現在の規程や帳票と照合する
・不足している書類を整理する
・取り組む順番を決める
といった作業を支援します。
例えば、
個人情報保護規程と情報管理規程。
既存の報告手順と日本版DBSの報告ルール。
年間研修計画と日本版DBS研修の記録。
職員一覧と対象者管理表。
これらの内容が食い違っていないかも確認します。
規程には書いてあるが、
使用する帳票がない。
責任者は決まっているが、
不在時の対応者がいない。
記録を残すことになっているが、
保管方法が決まっていない。
こうした細かな抜けは、
一つの書類だけを見ても気付きにくいものです。
👉書類を増やすのではなく、書類同士をつなげる。
ここに、法務的な視点を持つ行政書士が関わる意味があります。

施設ごとの「やること」を見える形にします

日本版DBSへの対応が進まない理由の一つは、
誰が何をするのか分かりにくいことです。
行政書士が関わることで、
施設が決めること
・責任者と担当者
・情報の保管場所
・職員への説明時期
・研修の実施時期
・問題発生時の報告先
行政書士が支援すること
・必要書類の洗い出し
・規程や帳票の作成
・既存書類との整合性確認
・職員説明資料の作成
・認定申請書類の整理
・導入スケジュールの作成
という役割分担を整理できます。
施設が判断することと、
行政書士へ任せられることが分かれば、
管理者がすべてを抱え込む必要はありません。

職員が実際に動ける資料を作ります

法律やガイドラインをそのまま渡されても、
職員は何をすればよいのか分からないことがあります。
職員が知りたいのは、
自分は対象になるのか。
どのような情報を確認されるのか。
誰が情報を管理するのか。
問題が起きたとき、誰へ報告するのか。
という、実際の業務に関係する内容です。
行政書士は、
・職員説明資料
・よくある質問
・同意取得の手順
・報告フロー
・研修記録の様式
などを、施設の体制に合わせて整えます。
難しい制度説明ではなく、
「この場合は誰に報告する」
「この書類はどこへ提出する」
と、職員が行動できる形にすることが大切です。

認定申請までの段取りも整理できます

認定を希望する事業者は、
申請書だけでなく、
規程。
情報管理体制。
職員への説明。
研修や記録。
添付資料。
などを整える必要があります。
行政書士は、
何が不足しているのか。
施設側で何を決める必要があるのか。
どの順番で準備するのか。
を整理し、認定申請までの段取りを支援します。
準備の早い段階で相談することで、
申請直前に資料が足りない。
作成した規程をもう一度直す。
職員へ再度説明する。
といった手戻りを減らしやすくなります。

施設は本来の支援業務に専念できます

責任者を誰にするのか。
情報をどこで管理するのか。
問題が起きたとき、
どのように子どもの安全を確保するのか。
こうした最終的な判断と運用は、
施設が行います。
しかし、
法令資料を探す。
複数のひな型を読み比べる。
規程の文章を整える。
帳票を作る。
申請資料をそろえる。
といった作業まで、
すべて施設だけで行う必要はありません。
行政書士が法務・書類面を整理することで、
施設の管理者や職員は、
子どもの支援。
保護者への対応。
職員の育成。
安全な支援環境づくり。
という、本来の仕事へ時間を使いやすくなります。
👉行政書士へ依頼する目的は、書類を増やすことではありません。
👉施設が安心して本来の支援業務に専念できる状態をつくることです。

すべてを依頼する必要はありません

日本版DBSへの準備状況は、
施設によって異なります。
まだ何も始めていない。
対象者の整理までは終わっている。
自社で規程を作ったが内容を確認してほしい。
認定申請だけを支援してほしい。
このような相談も考えられます。
最初からすべてを依頼する必要はありません。
現在の準備状況を確認し、
施設だけでは負担が大きい部分を切り分ける。
そこから始めることができます。

今日の実務ワンポイント

日本版DBSへの対応を、
次の三つに分けてみましょう。
施設内で決められること。
調べなければ判断できないこと。
専門家へ相談したいこと。
👉何が分からないのかを整理するだけでも、準備は前へ進みます。

まとめ

行政書士がお手伝いできるのは、
申請書の作成だけではありません。
施設に必要な対応を選び出す。
既存書類との食い違いを確認する。
規程や帳票を整える。
職員が使える資料へ置き換える。
認定申請までの段取りを整理する。
こうした、
時間がかかり、判断が難しい部分を支援します。
その結果、施設は、
子どもの支援や職員育成など、
本来の仕事に集中しやすくなります。
👉制度対応を施設だけで抱え込まないこと。
👉早い段階で、必要な支援を確認すること。
それが、無理なく準備を進める第一歩です。

今日のチェックポイント

□ 自施設に必要な対応を整理している
□ 対象となる職員を確認している
□ 既存規程との食い違いを確認している
□ 施設と専門家の役割を分けている
□ 職員へ説明できる資料を準備している
□ 認定申請までの段取りを整理している
□ 施設だけでは負担が大きい業務を把握している
□ 早めに相談できる専門家を確認している
すべてにチェックが付かなくても構いません。
まずは、
施設でできること。
判断に迷っていること。
専門家へ任せたいこと。
を分けてみましょう。

行政書士田中穂積の視点

放課後等デイサービスや児童発達支援事業所では、
管理者や職員が日々多くの業務を抱えています。
子どもへの支援を行いながら、
変更届。
加算届。
運営規程。
委員会。
職員研修。
運営指導への備え。
にも対応しなければなりません。
そこへ日本版DBSへの対応が加わります。
制度対応のために、
管理者が夜間や休日に資料を読み、
書類を作る状態では、
施設にも職員にも負担が残ります。
行政書士として私がお手伝いしたいのは、
書類を一式作ることだけではありません。
施設の現状を確認し、
必要な対応を整理し、
現場で使える形へ整えることです。
法令や行政手続に関する部分は行政書士が支援する。
施設は、子どもの支援と職員への周知に力を注ぐ。
その役割分担によって、
👉施設が安心して本来の支援業務に専念できる環境をつくる。
それが、
日本版DBS導入支援における行政書士の役割だと考えています。

Q&A｜行政書士へ相談すると何が変わりますか

Q1．行政書士には、規程作成だけを依頼するのでしょうか。
A　規程作成だけではありません。
必要書類の整理、既存規程との整合性確認、職員説明資料、運用手順、認定申請書類の作成など、施設の状況に応じた支援が考えられます。

Q2．まだ施設内で何も決まっていませんが、相談できますか。
A　初期段階でも相談できます。
施設内で決めることと、法令やガイドラインを確認して判断することを分けるところから始めます。

Q3．自社で作った書類の確認だけでも依頼できますか。
A　書類の確認だけを依頼する方法もあります。
既存規程との食い違い、必要項目の不足、担当者や報告先が不明確な部分などを確認します。

次回予告

次回は、
「小規模事業所の日本版DBS対応｜少人数でも無理なく進める方法」
について考えてみたいと思います。
小規模事業所では、
管理者が現場と事務を兼務している。
法務や人事の専任担当者がいない。
情報管理が一人に集中しやすい。
研修や書類整備の時間を確保しにくい。
ということがあります。
大規模法人と同じ複雑な仕組みを設けても、
実際には続かないかもしれません。
次回は、
書類を増やしすぎない方法。
兼務でも続けられる役割分担。
最低限決めておきたい情報管理。
外部支援を利用する範囲。
について、小規模事業所の実務に合わせて整理します。

＼ 子どもたちの未来を支える事業者の皆さまへ ／

行政書士田中穂積事務所
― 横浜の行政書士のアトリエ ― では、
放課後等デイサービス、児童発達支援事業所を中心に、
子どもと関わる事業者の皆さまの運営・法令対応を支援しています。
日本版DBSへの対応をはじめ、
・対象者一覧表、職員説明資料の作成
・同意取得、個人情報管理体制の整備
・社内規程、運用チェックリストの作成
・職員研修、保護者説明会の実施支援
・変更届、加算届、運営規程の整備
・委員会、研修記録、運営指導対策
など、現場で継続して運用できる仕組みづくりを伴走支援しています。
また、
放課後等デイサービス、児童発達支援事業所など、
障害福祉サービス事業者の皆さまへ、
「障害福祉サービス事業所 運営・法令対応チェックリスト」
を無料で進呈しております。
変更届、運営規程、委員会、研修記録、各種運営書類、日本版DBSへの準備状況について、
👉現在できていることと、見直しが必要なこと
を整理できるチェックリストです。
まずは、
現在の事業所運営を確認するところから始めてみませんか。
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「障害福祉サービス支援業務」をご覧ください。

前回　19.日本版DBS対応を専門家に依頼するメリット
次回　21.小規模事業所の日本版DBS対応｜少人数でも無理なく進める方法

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