イベント参加者のホテルもまとめて手配したい|主催者がやっても大丈夫?|第4話
こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、ホテルのフロントで地域体験を予約してあげたいというケースから、案内するだけなのか。予約まで受けるのか。代金まで預かるのか。という、宿泊施設と地域サービスの関わり方を考えました。今回は立場を変えて、イベントを主催する側から考えてみます。たとえば、横浜でスポーツ大会を開催する。展示会を開く。学会や研修会を開催する。音楽イベントを企画する。全国から参加者が集まるので、「せっかくだから近くのホテルもまとめて予約してあげよう」と思った。参加者にとっては、とても便利です。でも、ここで出てくるのが、「イベント主催者がホテルまで手配しても大丈夫?」という疑問です。今回の結論を先にお伝えします。👉 イベント主催者だから自由に宿泊を手配できる、というわけではありません。ポイントは、イベントの案内をしているのか、参加者のために他社の宿泊を手配しているのかです。 1.ホテルを「紹介する」のと「予約する」のは違います まずは、シンプルなケースです。イベントの案内ページに、「会場周辺にはこのようなホテルがあります」と掲載する。各ホテルのホームページへリンクする。参加者自身が、ホテルを選び。ホテルへ申し込み。ホテルへ料金を支払う。この形なら、主催者の役割は基本的に、宿泊情報の案内です。では、「宿泊をご希望の方はこちらからお申し込みください」と主催者が希望を集め、ホテルへまとめて予約する場合はどうでしょう。ここでは、主催者が参加者とホテルの間に入ることになります。👉 「ホテルを教える」のと、「参加者の代わりにホテルを取る」のは同じではありません。まずここを分けて考えます。 2.ホテルを参加者のために手配すると、旅行業法の確認が必要になる 旅行業法では、他人が提供する宿泊サービスについて、代理媒介取次などを行うことが、基本的な旅行業務に含まれています。つまり、イベント主催者だから。スポーツ団体だから。会社だから。NPOだから。という肩書きだけで判断するものではありません。見るべきなのは、実際に何をしているかです。参加者から宿泊希望を受ける。主催者がホテルへ予約する。部屋を割り当てる。宿泊代を集める。キャンセルを受け付ける。このように関与が増えていけば、単……