田中穂積 6th page

～「責任者一人・代行者一人・手順一枚」から始める～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「日本版DBS導入支援で行政書士がお手伝いできること」について考えました。日本版DBSへの対応では、規程や帳票を整えるだけでなく、施設の中で継続して運用できる仕組みが必要です。しかし、小規模事業所では、管理者が現場と事務を兼務している。法務や人事の専任担当者がいない。職員全員を集める時間を取りにくい。一人の担当者に情報や判断が集中しやすい。という事情があります。このような事業所が、大規模法人と同じ複雑な体制を作っても、日常業務の中では続かないかもしれません。小規模事業所に必要なのは、大きな仕組みを小さくまねることではありません。👉少人数でも迷わず動ける、簡潔な運用方法を作ることです。 「一人が担当すること」と「一人しか分からないこと」は違う 小規模事業所では、管理者が日本版DBSの責任者を兼ねることも考えられます。担当者が一人であること自体が、直ちに問題になるわけではありません。注意したいのは、その人しか保管場所を知らない。その人が休むと手続が止まる。その人が退職すると引継ぎができない。その人自身について問題が起きた場合、報告先がない。という状態です。つまり、一人が担当すること(専属化)と、一人しか対応できないこと(属人化)は違います。小規模事業所では、まず、・通常の責任者一人・責任者不在時の代行者一人・責任者本人に関する問題の報告先を決めます。多くの担当者を置くことよりも、👉誰に伝えれば対応が始まるのかを明確にすることが重要です。 最低限の体制は「責任者一人・代行者一人・手順一枚」 少人数で運用する場合、最初から多くの規程や管理表を作ると、確認する書類が増え、かえって動きにくくなります。そこで、まずは、責任者一人代行者一人手順をまとめた一枚という形から考えます。手順書には、例えば、・新しい職員を採用したとき・対象者を確認するとき・職員へ説明するとき・情報を取り扱うとき・問題が起きたとき・担当者が不在のときについて、誰が行うのか。どの書類を使うのか。どこへ保存するのか。誰へ報告するのか。を簡潔に記載します。分厚いマニュアルを作ることよりも、必要なときにすぐ確認できることが……

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～周辺相場だけに合わせず、宿に必要な利益を残すために～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「口コミは良いのに再訪されない宿の見落とし」について考えました。口コミ評価が高く、再訪してくれるお客様が増えても、宿泊料金そのものが適切でなければ、十分な利益は残りません。予約は入っている。客室も埋まっている。それでも、👉「忙しいのに利益が残らない」という宿があります。 今回は、👉宿泊料金は何を基準に決めればよいのかについて、旅行業37年の経験と行政書士としての視点から考えます。 周辺の宿より安ければよいのでしょうか 宿泊料金を決めるとき、周辺施設の料金を調べることは大切です。同じ地域。同じくらいの客室数。食事や設備の違い。口コミ評価。こうした比較は、料金を考える参考になります。しかし、「周辺の宿が1万円だから、うちも1万円」と決めるだけでは十分ではありません。宿ごとに、・家賃や借入金・人件費・光熱費・清掃費・食材費・設備の維持費・OTAなどの販売費用が異なるからです。周辺相場に合わせた結果、予約は入っても利益が残らないことがあります。👉相場は参考にしても、料金の根拠にはしすぎないことが大切です。 一室を販売するための費用を確認する 料金を決める前に、一室を販売すると、いくら費用がかかるのかを確認します。例えば、・客室清掃・シーツやタオルの洗濯・アメニティー・水道光熱費・食事の材料・人件費・決済や販売の手数料などです。さらに、家賃。固定資産税。保険料。システム利用料。設備の修繕や保守費。借入金の返済。といった費用は、客室が空いていても発生します。そのため、「一室を準備する費用」だけでなく、「宿を維持するための費用」も料金に反映する必要があります。 満室でも利益が残らないことがあります 安い料金を設定すれば、予約は入りやすくなるかもしれません。しかし、宿泊者が増えれば、清掃。食事。アメニティー。スタッフの勤務時間。設備の使用。も増えます。その結果、売上は増えても、利益がほとんど増えていないことがあります。注意したいのは、👉満室にすること自体が目的になることです。何室売れたかだけでなく、一室販売した結果、👉……

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～施設が本来の支援業務に専念するために～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「日本版DBS対応を専門家に依頼するメリット」について考えました。日本版DBSへの対応では、申請書を作るだけではなく、対象者の整理。規程や帳票の整備。職員への説明。個人情報の管理。研修と記録。などを、施設の実際の業務につなげる必要があります。しかし、施設の管理者や職員には、すでに日々多くの仕事があります。子どもの支援。保護者への対応。職員の配置と育成。変更届や加算届。委員会や研修。その中で、新しい制度を読み解き、必要な書類を一つずつ整えることは、大きな負担になります。 今回は、👉日本版DBS導入支援で、行政書士が施設の負担をどのように減らせるのかについて考えます。 施設が困るのは「自施設では何をすればよいのか」です 日本版DBSについては、ガイドラインやひな型など、さまざまな資料が公表されています。しかし、施設側では、どの資料を使うのか。誰を対象者として整理するのか。現在の規程を修正すればよいのか。新しい書類が必要なのか。誰が情報を管理するのか。といった判断が必要です。資料があることと、施設で運用できることは別です。行政書士は、法令や公表資料を確認したうえで、現在できていること。不足していること。施設内で決めること。を整理します。👉制度の内容を、施設が実際に動ける形へ変える。これが、行政書士による導入支援の基本です。 面倒な資料確認と書類整理を任せられます 施設の管理者が、多数の資料やひな型を一つずつ読み比べるのは大変です。行政書士は、・施設に関係する資料を選ぶ・必要な対応を抜き出す・現在の規程や帳票と照合する・不足している書類を整理する・取り組む順番を決めるといった作業を支援します。例えば、個人情報保護規程と情報管理規程。既存の報告手順と日本版DBSの報告ルール。年間研修計画と日本版DBS研修の記録。職員一覧と対象者管理表。これらの内容が食い違っていないかも確認します。規程には書いてあるが、使用する帳票がない。責任者は決まっているが、不在時の対応者がいない。記録を残すことになっているが、保管方法が決まっていない。こうした細かな抜けは、一つの書類だけを見ても気付きにくいもので……

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～「また利用したい」を次の予約につなげるために～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「OTA依存は危険？旅館・ホテルの利益率低下を防ぐ方法」について考えました。OTAは、宿と新しいお客様をつなぐ大切な販売経路です。しかし、OTAを通じて多くのお客様に泊まってもらっても、毎回新しいお客様を集め続けなければならない状態だけでは、安定した経営にはつながりません。口コミには、「接客が丁寧だった」「食事がおいしかった」「また利用したい」と書かれている。評価も悪くない。それでも、実際には再訪はされていない。今回は、👉口コミ評価は良いのに、なぜ次の予約につながらないのかについて考えます。 「満足した」と「もう一度選ぶ」は同じではありません お客様が満足して帰ったからといって、必ず再訪してくれるとは限りません。旅行からしばらくたてば、宿の名前や予約方法を忘れてしまうことがあります。ほかにも魅力的な宿は、次々と目に入ってきます。つまり、「良い宿だった」という記憶だけでは、次の予約につながらないことがあります。もう一度選んでもらうには、・宿のことを思い出すきっかけ・再び訪れる理由・迷わず予約できる方法が必要です。 口コミは「結果」であって、再訪の仕組みではありません 良い口コミが増えることは、新しいお客様に宿を知ってもらううえで大切です。しかし、口コミを書いてもらっただけで、そのお客様との関係が続くわけではありません。口コミへの返信も、「ご宿泊ありがとうございました」「またのお越しをお待ちしております」だけで終わっていないでしょうか。例えば、「秋には周辺の紅葉が見頃になります」「次回は連泊で、別の地域も巡っていただけます」「春には今回とは違う食材を使った料理をご用意します」と伝えれば、お客様に次の季節を想像してもらえます。大切なのは、単に「また来てください」と伝えることではありません。👉次に訪れる理由を具体的に示すことです。 同じ宿へ再訪する理由を用意する 一度泊まった宿へ、もう一度泊まる理由は何でしょうか。宿が気に入った。スタッフに会いたい。季節の料理をもう一度味わいたい。前回行けなかった場所を訪れたい。家族や友人にも体験してもらいたい。理由は人によって……

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～自社で行うことと、専門家に任せることを整理する～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応における職員研修について考えました。制度を理解するだけでなく、誰が対象になるのか。職員へどう説明するのか。同意をどのように取得するのか。確認した情報を誰が管理するのか。問題が起きたとき、誰へ報告するのか。こうした手順を、実際の事業所運営へ落とし込む必要があります。日本版DBSへの対応は、一つの申請書を作れば終わる手続ではありません。 今回は、👉日本版DBS対応を専門家へ依頼すると、何が変わるのかについて考えていきます。 公表されたひな型を使えば十分なのでしょうか こども家庭庁からは、事業者向けチェックリスト、研修教材、報告ルール、対応ルールなどのひな型や参考資料が公表されています。これらは、制度を理解し、準備を進めるための重要な資料です。ただし、ひな型へ事業所名を入れれば、そのまま運用できるとは限りません。例えば、誰を報告先にするのか。管理者が不在の場合はどうするのか。複数の事業所を運営している場合、 誰が全体を管理するのか。非常勤職員や外部講師を、 どのように整理するのか。取得した情報を、 どこで、誰が、どのように保管するのか。👉事業所ごとに組織体制や職員配置は異なります。こども家庭庁も、報告・対応ルールについて、事業者の組織体制や業務運営を踏まえ、報告先や対応者、手順などを検討する必要があると説明しています。 専門家へ依頼するメリットは「書類作成」だけではありません 専門家へ依頼するというと、申請書を作ってもらう。規程を作ってもらう。と考える方も多いかもしれません。しかし、大きなメリットは、👉事業所に必要な対応を整理し、書類と実際の運用をつなげられることです。日本版DBSへの対応では、・対象となる事業や従事者の整理・現在の規程や書類の確認・職員への説明・同意取得・情報管理・報告、対応ルール・職員研修・実施記録の保存などを、一つの流れとして考える必要があります。それぞれを別々に作ると、規程には書いてあるが、職員は知らない。研修は実施したが、記録が残っていない。管理表はあるが、更新する担当者が決まっていない。ということが起こります。専……

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～予約件数ではなく、宿に残る利益で販売経路を考える～こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 ここ数回は、外国人スタッフの雇用や在留資格、定着、更新、永住についてお話ししてきました。宿を長く続けるためには、人材だけでなく、収益構造を整えることも大切です。予約は入っている。客室も埋まっている。現場も忙しい。それでも、「思ったほど利益が残らない」ということがあります。その原因の一つが、OTAへの依存です。今回は、OTAを使うか使わないかではなく、👉OTAと自社予約をどう使い分け、宿に利益を残すかについて考えます。 OTAは必要な販売経路です OTAとは、宿泊施設を検索・比較し、そのまま予約できるオンライン予約サイトです。OTAには、・多くの旅行者へ宿を知ってもらえる・開業直後でも予約を獲得しやすい・海外や遠方の旅行者へ販売できる・空室を販売しやすいという大きな利点があります。 なお、宿泊施設の販売方法を考えるうえでは、OTAだけでなく、旅行会社との契約や旅行業登録の仕組みを理解しておくことも大切です。旅行業登録の種類や区分については、以前の記事でも整理しています。▶ 旅行業登録の種類と区分の選び方 特に、新しく開業した宿。知名度の低い宿。外国人旅行者を受け入れたい宿。こうした施設にとって、OTAは重要な集客手段です。問題はOTAを使うことではありません。👉予約の大部分をOTAに頼り、自社で販売方法を選べなくなることです。 予約が増えても、利益が増えるとは限りませんOTA経由の予約には、手数料や販売費用がかかります。さらに、・割引プラン・会員向け価格・ポイント負担・キャンペーン参加・広告掲載などによって、宿に残る金額が少なくなることがあります。同じ1泊2万円の予約でも、自社サイト。電話。国内OTA。海外OTA。旅行会社。どこから予約が入ったかによって、最終的に宿へ残る金額は異なります。そのため、予約件数や売上だけでなく、👉販売経路ごとの手取り額を確認することが大切です。 OTA依存は予約比率だけでは判断できません OTA予約が多くても、閑散期の空室を効率よく販売できている。海外から新しいお客様を呼び込めている。OTAで知ったお客……

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～改修してから気付く前に、図面を持って事前相談する～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、横浜の古民家カフェ開業で最初に確認したいこと｜第4話古民家カフェを開業するときに必要となる、飲食店営業許可についてお話ししました。古民家の落ち着いた雰囲気。昔ながらの梁や柱。庭を眺めながら過ごせる客席。地域の食材を使った料理やお菓子。こうした魅力を生かして、古い住宅をカフェとして活用したいと考える方も増えています。しかし、古民家カフェの開業は、「古い住宅に厨房設備を入れれば営業できる」というものではありません。飲食店として営業するためには、保健所の施設基準を満たす必要があります。また、住宅として使われてきた建物へ不特定多数のお客様を迎え、厨房で火や電気を使うことになれば、消防上の確認も必要になります。 今回のテーマは、「古民家カフェ開業で見落としやすい保健所と消防の確認」です。改修工事を始めてから大きな変更が必要にならないよう、開業前に確認しておきたい実務を整理していきます。 飲食店営業許可だけを申請すればよいわけではありません 古民家カフェを開業する場合、まず思い浮かぶのが飲食店営業許可です。もちろん、飲食物を調理してお客様へ提供するのであれば、原則として飲食店営業許可の検討が必要です。しかし、申請書を提出すれば、そのまま許可されるわけではありません。営業施設が、食品衛生法や条例に基づく施設基準へ適合している必要があります。横浜市では、営業許可までの流れを、1．事前相談2．営業許可申請3．施設検査4．営業許可証の交付・営業開始と案内しています。特に重要なのが、最初の事前相談です。横浜市は、施設工事の着工前に店舗の平面図を用意し、営業施設を管轄する区の福祉保健センター生活衛生課へ相談するよう案内しています。取扱食品や調理量などによっても、必要な営業許可や設備の判断が変わります。👉工事が終わってから保健所に相談するのでは遅いことがあります。まず図面の段階で相談する。これが、古民家カフェ開業の重要な第一歩です。 住宅用の台所をそのまま使えるとは限りません 古民家には、昔ながらの台所が残っていることがあります。立派な流し台がある。水道も通っている。家庭で長年料理をしてきた。その……

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～作ったルールを、現場で使える仕組みにする～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応を採用から退職まで継続するための、運用チェックリストについてお話ししました。対象者一覧表。職員説明資料。同意取得フロー。個人情報管理ルール。社内規程。運用チェックリスト。こうした書類を整えることで、事業所としての対応手順が見えるようになります。しかし、書類や規程を作っただけでは、現場で適切に運用されるとは限りません。職員が、なぜこの取組が必要なのか。自分は何をすればよいのか。気になる行為を見つけたとき、誰に報告すればよいのか。こうしたことを理解して、初めて事業所のルールが動き始めます。 今回のテーマは、「日本版DBSと職員研修」です。13.日本版DBS導入で職員説明資料を作るでは、同意取得前に行う職員説明について整理しました。今回は、一度限りの説明ではなく、日本版DBS対応を事業所全体に定着させるための継続的な職員研修について考えていきます。 職員説明と職員研修は役割が違います まず整理したいのが、「職員説明」と「職員研修」の違いです。第13話で取り上げた職員説明は、日本版DBS対応を始めるに当たり、・制度の目的・対象となる職員・必要な手続・同意を求める理由・個人情報の取扱いなどを伝えるものでした。一方、今回取り上げる職員研修は、👉実際の業務の中で、職員がどのように行動するかを確認するものです。 例えば、子どもとの距離の取り方。不適切と思われる行為を見つけたときの報告。子どもから相談を受けたときの対応。事業所の規程や報告ルート。個人情報を扱う際の注意点。このような内容を、実際の現場に合わせて確認していきます。対象事業者には、子どもと接する業務の従事者に研修を受講させることが求められており、こども家庭庁も従事者向けの標準動画や研修資料を公表しています。 全職員に同じ研修をすればよいとは限りません 日本版DBSに関する研修は、全職員へ同じ資料を配布して終わりではありません。職員の役割によって、知っておくべき内容が異なるからです。例えば、次のように分けて考えることができます。 子どもと接する職員・子どもとの適切な関わり方・不適切な行為の具体例・気になる行為を……

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～長く働く人材を地域の力にするために～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、「外国人スタッフの在留資格更新で宿が気を付けたいこと」についてお話ししました。外国人スタッフが長く働くためには、在留期限を確認し、更新時期を把握し、雇用契約や勤務実態を整理しておくことが大切です。在留資格の更新は、外国人本人だけの問題ではありません。宿側にとっても、大切な人材に安心して働き続けてもらうための重要な実務です。 今回のテーマは、「外国人スタッフが永住を考え始めたとき宿が知っておきたいこと」です。外国人スタッフが長く働いてくれるようになると、本人の将来のことも少しずつ見えてきます。日本で長く暮らしたい。家族を呼びたい。転職せずに同じ地域で働き続けたい。将来的には永住を考えたい。そのような思いを持つ外国人スタッフもいます。永住は本人の問題ではあります。しかし、安定した雇用、収入、納税、社会保険、勤務実態、生活の安定など、日々の働き方とも関係してきます。 今回は、外国人スタッフが永住を考え始めたとき、宿側が知っておきたい視点について旅行業37年の経験と行政書士としての視点から考えていきます。 永住は突然出てくる話ではない 外国人スタッフから、「将来、永住を考えています」と相談されると、宿側は少し驚くかもしれません。しかし、本人にとっては突然の話ではないことが多いです。日本で働き始めた。職場に慣れてきた。地域にも少しずつ馴染んできた。仕事を続けたいと思うようになった。家族との将来を考えるようになった。このような積み重ねの先に、永住という希望が出てくることがあります。つまり、👉永住は単なる入管手続きではありません。その人が日本でどのように働き、どのように暮らし、どの地域に根付いていくのかという話でもあります。 旅館・ホテルにとっても、外国人スタッフが長く働きたいと思ってくれることは、大きな意味があります。業務に慣れている。お客様対応ができる。地域のことを理解している。後輩スタッフを教えられる。海外のお客様との橋渡しができる。このような人材は、宿にとって大切な財産です。 宿側が永住を保証することは決してできない ここで大切なのは、宿側が永住許可を保証できるわけではないという……

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～採用から退職まで、確認漏れを防ぐ仕組みを作る～ こんにちは。横浜市泉区・中田駅を拠点に活動している行政書士の田中穂積です。 前回は、日本版DBS対応を一時的な作業で終わらせず、事業所のルールとして継続するための社内規程整備についてお話ししました。規程を作ることで、誰が担当するのか。どのような手順で進めるのか。職員情報をどのように管理するのか。事業所としての基本的なルールが見えるようになります。しかし、規程を作っただけで、日々の手続が自動的に進むわけではありません。採用が決まったとき。職員の業務内容が変わったとき。退職の申し出があったとき。それぞれの場面で、必要な確認が行われたかを確かめる仕組みが必要です。 今回のテーマは、「日本版DBSの運用チェックリスト」です。これまで作ってきた対象者一覧表職員説明資料同意取得フロー個人情報管理ルール社内規程を実際の運用につなげる方法について考えていきます。 チェックリストは「新しい手続」を増やすものではありません 日本版DBS対応では、すでにさまざまな書類や仕組みを準備してきました。対象者一覧表。職員説明資料。同意取得管理表。個人情報管理台帳。社内規程。ここに運用チェックリストを加えると、「また書類が増えるのか」と感じるかもしれません。しかし、運用チェックリストは、新しい手続を増やすためのものではありません。👉これまで決めた手続が、実際に行われたかを確認するためのものです。 例えば、職員への説明方法は決まっていても、説明した日が記録されていなければ、完了したかどうかが分かりません。同意取得の流れを決めていても、未提出の職員への対応期限が決まっていなければ、手続が途中で止まることがあります。規程と実際の運用の間をつなぐ。それが、運用チェックリストの役割です。 対象者一覧表とチェックリストの役割を分ける 第12話では、日本版DBSの対象となる可能性がある人を整理するための「対象者一覧表」についてお伝えしました。対象者一覧表は、👉事業所全体の状況を見るためのものです。一方、 運用チェックリスト 👉一人ひとりの手続が、どこまで進んでいるかを確認するためのものです。例えば、対象者一覧表には、・対象となるか・説明が終わっているか・……

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